As secretarias de foro de todas as comarcas de Santa Catarina estão no limite, tamanha a quantidade de atribuições que vem sendo imposta para aqueles que ocupam as funções. O SINJUSC reuniu os secretários de diversas regiões do estado e dará os encaminhamentos devidos, que serão divulgados neste site nos próximos dias.
Nos últimos anos, além da finalidade de administrar material e pessoas nos fóruns, novas atribuições foram designadas para as secretarias, e algumas outras foram ampliadas. Não é raro um(a) secretário(a) de foro trabalhar cerca de 10 horas diárias.
Uma das mais recentes medidas que amplia as atividades das secretarias é a Portaria 61, de 17 de dezembro de 2018, da Corregedoria-Geral de Justiça, que atribui à Direção do Foro a correição extrajudicial.
Até então, as secretarias tinham papel de apoio do juiz diretor, por eles serem “integrantes do tronco correicional e que possuem função fiscalizatória nas suas comarcas”, conforme descrito na primeira página do Projeto de Correições Ordinárias Gerais de 2019 do Núcleo IV (Serventias Extrajudiciais).
Fiscalização
A primeira leva de atribuições acrescentadas àquelas originais foi com a necessidade de fiscalização mensal das contas dos interinos e interventores (agentes delegados nas serventias, pela falta do concursado), a partir de 2009. Desde meados de 2017, a Corregedoria passou a fiscalizar os interinos, mas as secretarias continuam com a fiscalização dos interventores.
Posteriormente, em 2014, os secretários passam a fiscalizar o Livro Diário Auxiliar (todas as movimentações de entrada e saída das serventias). A determinação foi do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), primeiramente por conta do provimento 34/2013 CNJ, que depois foi alterado pelo Provimento 45/2015 CNJ. A fiscalização é anual e abarca todas as serventias, seja as com interino, interventores, ou titulares.
Nessa época, o Código de Normas já determinava a correição periódica, que deveria ser realizada a cada dois anos, pelo juiz corregedor. Em 2016, houve treinamento dos chefes de secretaria para a realização das correições periódicas no sistema integrado de correições. A determinação era que deveriam ser realizadas correições bianuais, juntamente com o mandato do corregedor do extrajudicial.
Em 2018, através do provimento CGJ 18/2018, foram alteradas as correições para que fossem realizadas anualmente. Até então versavam mais sobre aspectos físicos e de sistemas das serventias, adentrando nas atividades apenas em relação a normas gerais sendo convocados para participar de correições realizadas pela CGJ para a devida instrução – note que a atribuição da tarefa ainda é de competência da Direção do Foro/Juiz Corregedor, mas os cursos são destinados aos chefes de secretaria, pois efetivamente são estes que realizam tais atividades.
Não é raro, ainda, que questionamentos e reclamações relativos aos serviços extrajudiciais (seja do público interno ou externo) são encaminhadas à central de atendimento do extrajudicial e devem ser respondidos ou pelo Juiz Corregedor ou pelo Juiz dos Registros Públicos, que muitas vezes também demandam a assessoria dos Chefes de Secretaria.
Essas questões, por si, já aumentam os serviços realizados nas Secretarias do Foro. Porém, junto com tudo isso, há um movimento contínuo de descentralização das atividades administrativas relacionadas às comarcas.
Uma destas situações é a alteração na formulação dos processos administrativos e sua instrução. Antes, era realizado o requerimento por parte da comarca, mas hoje, em várias situações, é realizada a distribuição do processo administrativo no sistema SPA e realizada a instrução inicial do processo. Esse processo de descentralização tende em aumentar a partir de agora, com a entrada em vigência do SEI – sistema que integra os processos administrativos.
Se em algum momento a secretaria de foro deveria ter sido uma atividade meio, generalista, nos últimos tempos passou a ter vários aspectos de atividade com alto grau de especialização. O problema com isso é que se espera que os chefe de secretaria sejam então especialistas em atividades administrativas muito diversas entre si.
Ainda não há pesquisa que demonstre a ampliação do grau da demanda de trabalho nas secretarias, mas é fato que houve um grande aumento de serviço em um setor que já era carente de mão de obra. Por isso é fato afirmar que o aumento da demanda de trabalho torna inviável a execução dos serviços com a efetividade e qualidade esperados.
Lista sem fim
Além do aumento de trabalho vinculado a atividades que já eram realizadas pela Secretaria do Foro, nos últimos anos houve o acúmulo de outras, anteriormente realizadas por unidades diversas. Entre elas estão a manutenção do Sistema Nacional de Bens Apreendidos (SNBA-CNJ), em 2012. Pouco tempo depois, foi adicionada a atribuição de mediador ao cargo de Analista Administrativo. Na lista ainda entra a atribuição de exercer a presidência da comissão especial para gestão das verbas oriundas de prestações pecuniárias.
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